Nguồn năng lượng tinh thần mà mỗi người sở hữu chỉ có hạn. Càng phải bao quát nhiều việc, chúng ta càng tiêu tốn nhiều năng lượng. Bởi vậy chúng ta cần lập kế hoạch mục tiêu để quản lý thời gian cá nhân phù hợp. Khi có mục tiêu rõ ràng, chúng ta sẽ biết bản thân cần làm gì, đi theo lộ trình như thế nào. Từ đó có thể quản lý thời gian một cách khoa học hơn, sắp xếp lịch trình, khoảng thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ để đạt được mục tiêu. Hãy cùng Proateco tìm hiểu về các bước cơ bản về quản lý thời gian để đem lại hiệu quả tối đa cho bản thân nhé!
1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Tầm quan trọng của quản lý thời gian
1.1. Khái niệm
Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch để kiểm soát thời gian sử dụng cho một hoặc một số hoạt động cụ thể nhằm mục đích tăng hiệu suất, hiệu quả, năng suất. Hiểu một cách đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian là việc phân chia, sắp xếp các công việc trong một thời gian nhất định nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Giả sử, nếu bạn có một số nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành, một kế hoạch hiệu quả sẽ là hoàn thành các nhiệm vụ liên quan cùng nhau hoặc tuần tự. Bên cạnh đó, nếu bạn lập kế hoạch trước, bạn có thể sẽ thuận lợi trong quá trình thực hiện công việc của mình. Điều đó dẫn đến tăng hiệu quả và năng suất cao hơn.
1.2. Tại sao quản lý thời gian lại quan trọng?
Vì quỹ thời gian là có hạn nên quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng. Quản lý, sắp xếp thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn. Đa phần kết quả sẽ đánh giá mức độ đạt được trong một quỹ thời gian có hạn chứ không đánh giá dựa trên thời gian hoàn thành sớm hay muộn.
Khi đã quản lý được thời gian của bản thân mình rồi thì chắc chắn công việc của bạn sẽ vận hành một cách tốt hơn. Bạn sẽ không phải suy nghĩ về thứ tự các công việc cần làm. Những công việc quan trọng sẽ được ưu tiên làm trước để hoàn thành sớm. Từ đó tăng hiệu quả làm việc của bạn lên.
2. Các bước để quản lý thời gian cá nhân hiệu quả hơn
Bước 1: Xác định mục tiêu hiệu quả
Kỹ năng xác định mục tiêu cho bản thân và công việc là rất cần thiết cho mỗi người. Dù bạn là ai, làm ngành nghề gì thì cũng nên xác định mục tiêu một cách rõ ràng để đạt được điều mong muốn cũng như nâng cao hiệu quả của nó.
Khi một người hoàn thành được mục tiêu đặt ra, họ lại có thêm tinh thần và sự tự tin để theo đuổi những mục tiêu khác lớn hơn. Do vậy, thật dễ hiểu khi những người thành công luôn là những người biết các xác định mục tiêu trong cuộc sống và công việc.
Bước 2: Tạo danh sách những việc cần làm ( To-do-list )
Việc lập danh sách công việc cần làm đối với cá nhân mang lại ý nghĩa rất lớn. Khi lập được một danh sách công việc cho mình thì bạn có thể nhận được những lợi ích như:
- Phân bổ những công việc làm một cách hợp lí
- Giảm căng thẳng và công việc mang tính logic
- Mang lại cảm giác hài lòng
- Cảm thấy tích cực và động lực làm việc hơn
- Giảm thiểu rủi ro cho tình trạng quên, trốn tránh công việc
Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc
Trong một ngày mỗi người đều có hàng vạn công việc cần phải hoàn thành. Có người làm một cách thong thả, thậm chí còn có nhiều thời riêng rảnh dành cho bản thân mình. Có người ngụp lặn cả đời, lúc nào cũng trong trạng thái miệt mài “bận rộn” không đâu. Vấn đề ở đây chính là cách sắp sếp công việc hằng ngày của mỗi người khác nhau. Biết cách sắp xếp công việc thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn sử dụng thời gian mỗi ngày hiệu quả hơn. Đó là nền tảng để nâng cao hiệu suất công việc cũng như cải thiện cân bằng công việc và cuộc sống.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc nghe thì có vẻ đơn giản khi bạn chỉ cần sắp xếp lại công việc mà mình cần làm. Thế nhưng, không phải ai cũng có thể kiểm soát công việc của mình một cách khoa học.
Bước 4: Phân chia thời gian cho từng công việc
Trên thực tế, những người thành công đều biết cách sử dụng thời gian hợp lý, đây là một trong những kỹ năng chúng ta nên học hỏi và áp dụng vào cuộc sống. Họ là những người hiểu rằng việc quản lý thời gian thông minh không chỉ giúp đạt được chất lượng công việc hiệu quả mà còn tạo ra không gian phát triển bản thân và cân bằng cuộc sống.
Bí quyết hack thời gian thành công chính là quyết định phân bổ thời gian sao cho hiệu quả dựa trên mức độ ưu tiên của công việc.
Bước 5: Tự đánh giá hiệu quả công việc của cá nhân
Viết bản tự đánh giá công việc của cá nhân là một cơ hội tuyệt vời để mọi người tự phản ánh về hiệu quả công việc, nguyện vọng và khát vọng phát triển bản thân của mình. Đây là một phần quan trọng của quá trình đánh giá hiệu quả của kế hoạch công việc của mình.
Đánh giá thực hiện công việc với cá nhân giúp bản thân cải thiện trách nhiệm, động lực thực hiện công việc. Ngoài ra, giúp cá nhân xác định được thực tế công việc đang được thực hiện như thế nào, có đạt được kỳ vọng của bản thân không để kịp thời điều chỉnh, nỗ lực hơn trong công việc.
Xem thêm tại: https://proateco.com/
