Hoạch định là quá trình đặt ra mục tiêu và tạo ra các bước bạn có thể thực hiện để đạt được các mục tiêu đó. Làm như vậy giúp định hướng cho tổ chức có nhiều khả năng đạt được thành công hơn. Những nguyên tắc trong hoạch định là nền tảng giúp doanh nghiệp định hình mục tiêu, tối ưu hóa nguồn lực và đạt được kết quả mong muốn. Trong bài viết này, Proateco sẽ giải thích hoạch định là gì và đưa ra các nguyên tắc để bạn có thể tạo ra một hoạch định chiến lược hiệu quả nhé!
Ý nghĩa của hoạch định và vai trò quan trọng đối với tổ chức
Hoạch định hiểu một cách đơn giản là lập kế hoạch – chức năng quản lý cơ bản nhất, bao gồm việc quyết định trước phải làm gì, làm khi nào, làm như thế nào và ai sẽ làm. Đó là một quá trình trí tuệ nhằm xác định các mục tiêu của một tổ chức và xây dựng các hướng hành động khác nhau để tổ chức có thể đạt được các mục tiêu đã đề ra. Đó là quá trình tìm cách đạt được một mục tiêu cụ thể một cách chính xác. Hoạch định là sự suy nghĩ về tương lai và tìm ra cách để biến mọi mong muốn thành hiện thực. Nó giúp chúng ta có thể sắp xếp tương lai của chính mình, tìm ra cách thực hiện điều đó và đảm bảo rằng bạn có tất cả thông tin cần thiết để đưa ra những quyết định hợp lý và chính xác. Việc lập kế hoạch rất quan trọng vì nó giúp bạn thông minh hơn và giúp bạn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn về những việc cần làm.
Hoạch định có vai trò:
- Định hướng các chức năng quản trị: tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Phát hiện các cơ hội mới. Lường trước và giảm thiểu những rủi ro không đáng có trong tương lai.
- Giúp đề ra mục tiêu, biện pháp, nguồn lực và cách thức.
- Vạch ra các hành động hữu hiệu. Nhận thức rõ những rủi ro trong hoạt động của tổ chức. Cải tiến, đổi mới, nâng cao năng lực cạnh tranh.
- Đảm bảo tổ hoạt động một cách có hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi.
5 nguyên tắc cơ bản trong hoạch định
Nguyên tắc mục tiêu rõ ràng
Xác định mục tiêu rõ ràng là bước thiết yếu để đảm bảo thành công cho tổ chức của bạn. Nếu không có mục tiêu rõ ràng, các nhân viên trong tổ chức có thể thiếu định hướng và tập trung, điều này có thể dẫn đến sự nhầm lẫn, hiểu làm và năng suất công việc không được hiệu quả.
Mục tiêu lập ra phải cụ thể, rõ ràng, không chung chung, mục tiêu càng cụ thể thì khả năng thực thi càng cao. Khi đã xác định được mục đích mà doanh nghiệp hướng đến thì lãnh đạo mới có thể vẽ lên một bản kế hoạch chi tiết. Một mục tiêu không cụ thể, mơ hồ sẽ không định hướng được hướng đi cho kế hoạch. Khó đo lường mức độ thực thi và không thể đạt kết quả như mong muốn.
Nguyên tắc linh hoạt
Trước sự biến động nhanh chóng của thị trường như hiện nay, các bản kế hoạch của doanh nghiệp đều cần có tính linh hoạt, có thể thay đổi phù hợp để thích nghi nhanh chóng. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro cũng như giảm thiểu các tổn thất không đáng có.
Ví dụ trong giai đoạn cách ly do dịch bệnh, kế hoạch tiếp cận khách hàng online cần ưu tiên và đẩy mạnh.
Nguyên tắc tối ưu hóa nguồn lực
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là công việc liên quan đến lập kế hoạch, phân tích và thu thập thông tin về các nguồn lực mà doanh nghiệp đang sở hữu, như: tài chính, nhân lực, thương hiệu, quy trình hệ thống quản lý,… Việc hoạch định nguồn lực một cách hiệu quả sẽ mang lại những lợi ích sau:
- Đảm bảo sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu của doanh nghiệp luôn đi đúng hướng
- Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh
- Đảm bảo được sự hoạt động ổn định khi có sự thay đổi về môi trường
- Đảm bảo tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả
- Đảm bảo sử dụng hợp lý nguồn lao động và chi phí hợp lý
Nguyên tắc tính khả thi
Một trong những yếu tố quan trọng nhất của việc bắt đầu lên kế hoạch hoạch định chính là tính khả thi của ý tưởng kinh. Nên nhớ, không phải tất cả các ý tưởng kinh doanh nào cũng đều phát triển thành công. Không có gì đáng nản hơn là dành thời gian và dồn hết sức lực vào kinh doanh thứ mà bạn nghĩ rằng mọi người sẽ yêu thích, để rồi nhận ra không một ai quan tâm đến nó. Bởi vậy, tính khả thi trong hoạch định đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạch định tổ chức. Dưới đây là 5 loại nguyên tắc khả thi được chia theo từng lĩnh vực nghiên cứu:
- Tính khả thi về mặt kỹ thuật
- Tính khả thi về mặt kinh tế
- Tính khả thi về pháp luật
- Tính khả thi về hoạt động
- Tính khả thi về thời gian biểu
Sự quan trọng của việc nghiên cứu khả thi dựa trên mong muốn của doanh nghiệp “làm cho đúng” trước khi phân bổ nguồn lực, thời gian và tiền bạc cho dự án. Nghiên cứu tính khả thi có thể phát hiện ra một vài ý tưởng mới làm thay đổi hoàn toàn cục diện của dự án. Tốt nhất là nên tiến hành nghiên cứu tính khả thi của dự án trước khi bắt tay vào thực hiện, hơn là trực tiếp thực hiện và rồi nhận ra nó không hề hiệu quả.
Nguyên tắc kiểm soát và điều chỉnh
Cần theo dõi tiến độ và hiệu suất của kế hoạch so với các mục tiêu và mức độ kỳ vọng được đề ra, đồng thời đánh giá kết quả và thành tích công việc của dự án đạt được. Doanh nghiệp cũng nên xác định các lỗi lầm và các sai lệch so với lịch trình kế hoạch của mình, đồng thời phân tích nguyên nhân và rủi ro mà chúng để lại. Sau đó, tổ chức cũng nên điều chỉnh kế hoạch và lịch trình của dự án cho phù hợp để giải quyết các vấn đề và cải thiện kết quả và hiệu suất của dự án.
Việc hoạch định một cách hiệu quả không chỉ là một yếu tố then chốt để đạt được thành công trong tổ chức mà còn là nền tảng vững chắc để xây dựng một chiến lược bền vững. Mỗi nguyên tắc đều đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một hệ thống quy trình chặt chẽ, giúp các tổ chức không ngừng cải thiện, thích ứng với những thay đổi và hướng tới những thành công lớn hơn. Hoạch định là một hành trình, không phải là đích đến, do đó, sự cam kết và tinh thần cầu tiến từ lãnh đạo và nhân viên trong toàn tổ chức sẽ là chìa khóa quyết định cho sự phát triển và thịnh vượng bền vững.
