Cho dù bất kì ai đang dẫn dắt một nhóm người hay bắt đầu hành trình học tập tại một trường cao đẳng cộng đồng hay đại học, kỹ năng tổ chức là yếu tố cần thiết cho sự thành công dài hạn và ngắn hạn. Trong bài viết hôm nay, Proateco sẽ chia sẻ bí quyết để cải thiện kỹ năng tổ chức một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu tốt nhất nhé!
Kỹ năng tổ chức là gì?
Kỹ năng tổ chức là những công cụ giúp chúng ta tập trung và ưu tiên công việc một cách hiệu quả. Việc thực hành kỹ năng tổ chức trong các hoạt động hàng ngày có thể giúp quản lý khối lượng công việc và trang bị cho bạn các công cụ, chiến lược cần thiết để phát triển trong bất kỳ vai trò nào.
Kỹ năng tổ chức cũng bao gồm các quy trình để giữ cho công việc có cấu trúc và có thể đo lường được. Thực hành những kỹ năng này sẽ giúp hoàn thành tất cả các nhiệm vụ một cách kỹ lưỡng và đúng thời hạn. Để có thể tổ chức tốt công việc, cần phải sử dụng nhiều kỹ năng quan trọng, bao gồm:
- Quản lý thời gian
- Giao tiếp
- Đặt mục tiêu
- Làm việc dưới áp lực
- Tự thúc đẩy bản thân
- Tư duy phân tích
- Chú ý đến tiểu tiết
- Ra quyết định
- Lập kế hoạch chiến lược
4 bí quyết cải thiện kỹ năng tổ chức hiệu quả
Lên kế hoạch trước
Chúng ta không tổ chức công việc chỉ để giải quyết những vấn đề hiện tại mà còn cho cả tương lai. Để đảm bảo khả năng cạnh tranh trên thị trường, người quản lý bắt buộc phải luôn nghĩ về tương lai và chuẩn bị tài chính, nguồn lực, nhân sự và nguyên liệu cần thiết để giải quyết các vấn đề hoặc đơn giản là nâng cấp năng lực của nhóm, bộ phận, doanh nghiệp.
Ý tưởng kinh điển để luôn ngăn nắp và bao quát là lập danh sách theo thứ tự ưu tiên. Ví dụ: Theo dõi danh sách việc cần làm, nên làm, muốn làm hoặc đơn giản là lời nhắc cuộc gọi hoặc cuộc họp cần thực hiện.
Rèn luyện trí tuệ tổ chức
Hiếm người sinh ra đã sở hữu những kỹ năng hữu ích cho công việc và cuộc sống, điều quan trọng là phải tập luyện một cách kiên trì. Một trong những cách để rèn kỹ năng tổ chức là lập kế hoạch cho công việc hàng ngày/ hàng tuần, chú trọng vào tính hiệu quả – làm sao để làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Đừng quên sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc. Nhiệm vụ nào quan trọng, cần gấp đưa lên đầu danh sách hoặc đánh dấu, tô màu… làm nổi bật để dễ dàng nhận diện. Và lập lịch làm việc không phải để trang trí mà là để bám sát kế hoạch, thực hiện một cách nghiêm túc mới có hiệu quả.
Ngoài ra, hãy tập thói quen sắp xếp bàn làm việc, tài liệu và cả dữ liệu trong máy tính cho gọn gàng, ngăn nắp, khoa học. Làm sao để khi cần thì sẽ nhớ ra ngay cái gì để ở đâu mà không phải lục tung mọi thứ lên để tìm kiếm. Đó cũng là biểu hiện của một người có kỹ năng tổ chức tốt.
Quản lý thời gian hiệu quả
Thời gian là tài sản quý giá nhất mà ai cũng có. Thời gian có hạn ở mọi khía cạnh, vì vậy chỉ có thể hoàn thành một số lượng nhiệm vụ nhất định trong một ngày và chỉ đạt được một số lượng mục tiêu nhất định trong cuộc đời.
Vì vậy, một kỹ năng tổ chức quan trọng là biết cách quản lý thời gian – của mỗi người. Lên kế hoạch, đặt mục tiêu và ra quyết định đều là những phần quan trọng của việc quản lý thời gian. Khi chúng ta bắt đầu thực hành những kỹ năng này, cuối cùng chúng ta sẽ đến lúc phải đặt ra các ưu tiên hàng ngày theo các kế hoạch mà chúng ta lập ra.
Phân bổ thời gian của mình cho những việc quan trọng nhất trong một ngày, một tuần và một tháng nhất định. Điều quan trọng không phải là mình sẽ ưu tiên làm việc gì, mà là cần phân bổ thời gian của mình vào việc gì.
Giao tiếp hiệu quả trong tổ chức
Kỹ năng tổ chức rất quan trọng trong việc quản lý cả nguồn nhân lực cũng như các nguồn lực vật chất.
Với nguồn lực vật chất, các kỹ năng phân tích và thực tế sẽ rất hữu ích – kinh nghiệm lập bảng tính, lập ngân sách, theo dõi kế hoạch bảo trì, v.v. Đối với nguồn nhân lực, kỹ năng giao tiếp sẽ phát huy tác dụng một cách hiệu quả. Chúng ta có thể phân loại tất cả chúng dưới tiêu đề “trở thành người giao tiếp xuất sắc” hoặc rộng hơn là “trở thành nhà lãnh đạo xuất sắc”. Bao gồm mọi thứ từ việc truyền cảm hứng cho mọi người, truyền đạt rõ ràng kỳ vọng của bạn, khen ngợi họ khi họ xuất sắc, thẳng thắn và sẵn sàng đưa ra phản hồi tích cực. Đây có lẽ là phần khó nhất của nhà lãnh đạo xuất sắc có thể làm được.
Học tập, học tập và học tập
Kỹ năng tổ chức là yếu tố quan trọng giúp mỗi người duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, tăng cường hiệu suất và giảm thiểu căng thẳng. Việc luyện tập và áp dụng các kỹ thuật trên một cách linh hoạt sẽ giúp bạn xây dựng được một hệ thống tổ chức hiệu quả, giúp chúng ta luôn sẵn sàng đối mặt với mọi thử thách.
Khóa học Kỹ năng Tổ chức của PROATECO sẽ giúp học viên xây dựng các kỹ năng cần thiết để tổ chức hiệu quả, sắp xếp công việc và quản lý thời gian một cách chuyên nghiệp. Khóa học trang bị cho học viên các công cụ và phương pháp tổ chức, từ việc xác định mục tiêu đến phân bổ nguồn lực, giúp nâng cao năng suất và đạt được kết quả mong muốn.
