Trong môi trường làm việc hiện đại, kỹ năng giao việc không chỉ là một phần quan trọng của quá trình quản lý, mà còn là yếu tố quyết định sự thành công của cả một đội ngũ. Như Warren Buffet từng nói, “Nếu muốn đi nhanh, hãy đi một mình. Nếu muốn đi xa, hãy đi cùng nhau.” Giao việc không chỉ giúp nhà quản lý tối ưu hóa thời gian mà còn phát triển đội ngũ kế cận và giúp nhân viên phát huy năng lực bản thân. Trong bài viết dưới đây, Proateco sẽ chia sẻ những kỹ năng cần có trong kỹ năng giao việc để giao việc hiệu quả.
5 kỹ năng quan trọng trong kỹ năng giao việc
Đánh giá đúng năng lực của nhân viên
Đánh giá năng lực của nhân viên là một phần thiết yếu của kỹ năng giao việc được đánh giá dựa trên cơ sở: Hiệu quả làm việc, thái độ, kỹ năng công việc, sự tiến bộ, sự tuân thủ kỷ luật…. Hoạt động này được thực hiện bởi quản lý/trưởng phòng/ban giám đốc và kèm theo đó là bộ phận nhân sự trong công ty nhằm biết chính xác năng lực nhân viên, từ đó đưa ra hướng phát triển cho mỗi cá nhân/đội nhóm, đồng thời có những chế độ khen thưởng, xử phạt phù hợp nhất.
Khi áp dụng các phương pháp đánh giá nhân viên, nhà quản lý cần phải có kỹ năng giao việc tốt để lập kế hoạch rõ ràng, triển khai hiệu quả, công bằng và minh bạch, đảm bảo nhân viên trong công ty đều hài lòng với kết quả được đánh giá, tránh những phản hồi tiêu cực hoặc những xung đột xảy ra.
Phân chia công việc rõ ràng và xác định deadline cụ thể
Công việc cần được phân chia rõ ràng, minh bạch, tránh trường hợp tị nạnh, mâu thuẫn trong nội bộ. Bên cạnh đó, khi giao việc cho nhân viên, bạn cần phải trao đổi kỹ lưỡng những yêu cầu của mình để tiết kiệm thời gian sửa chữa.
Deadline là điều không thể thiếu để tạo dựng văn hóa làm việc khoa học, bài bản và có nguyên tắc. Là một nhà quản lý thông minh, có kỹ năng giao việc cho cấp dưới bạn hãy biết cách set deadline phù hợp, tiết kiệm thời gian và tận dụng được tối đa năng lực của nhân viên.
Cung cấp đầy đủ thông tin và quyền hạn
Khi hai hoặc nhiều người có quyền hạn và trách nhiệm khác nhau cùng làm việc trong một dự án hoặc tương tác với cùng một khách hàng, điều cần thiết là phải hoàn toàn rõ ràng về việc ai chịu trách nhiệm cho việc gì. Đồng thời, nhà quản lý cũng nên tạo điều kiện cho nhân viên sáng tạo trong cách thức thực hiện công việc, thay vì áp đặt một phương pháp duy nhất. Để tránh sự sai sót về quyền hạn và thông tin:
- Nêu rõ thông tin và quyền hạn khi bắt đầu dự án.
- Không nên giải quyết xung đột nội bộ trước mặt khách hàng.
- Tránh để ranh giới giữa sự rõ ràng về thông tin và quyền hạn cản trở tinh thần làm việc nhóm tốt. Mọi người cần hiểu mục tiêu chung của dự án và cùng nhau hướng tới mục tiêu đó.
Tuân thủ nguyên tắc giao việc giúp đảm bảo mọi người nắm rõ trách nhiệm, từ đó dự án diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
Đào tạo và hướng dẫn trước khi giao việc
Hoàn thành một dự án đòi hỏi sự kết hợp của nhiều kỹ năng phân công khác nhau và mức độ tận tâm cao từ các thành viên trong nhóm với kế hoạch và triển khai phù hợp. Để đào tạo ra lực lượng lao động lành nghề, cần có kế hoạch đào tạo nhân viên và các cuộc gặp gỡ hàng ngày.
Khóa đào tạo yêu cầu quyền truy cập không giới hạn vào các tài nguyên nâng cao kỹ năng như các khóa học từ Proateco.
Đào tạo và hướng dẫn đều quan trọng như nhau trước và trong quá trình phân công và hoàn thành nhiệm vụ giữa nhiều người trong một tổ chức. Vậy nên, doanh nghiệp có thể tham khảo các khóa học của Proateco cho việc phát triển và nâng cao kỹ năng của nhân viên để hoàn thành dự án một cách hiệu quả!
Theo dõi và phản hồi thường xuyên
Theo Christopher D. Lee – chuyên gia nhân sự – diễn giả, đồng thời là tác giả một số đầu sách hay về quản trị nhân sự, nhà quản trị sau khi nắm bắt được thông tin về tình trạng và chất lượng công việc của các nhân viên dưới quyền cần sớm nêu ý kiến phản hồi của mình để động viên, hỗ trợ, định hướng, điều chỉnh… nhằm giúp đội ngũ nhân viên nâng cao kết quả và hiệu quả làm việc, đồng thời bảo đảm là cấp quản lý và nhân viên đồng bộ và thống nhất với nhau về tiêu chuẩn và kỳ vọng cho công việc. Tuy nhiên, không nên can thiệp quá sâu vào công việc của họ. Bạn nên đánh giá nhân viên của mình thông qua hiệu quả công việc thay vì quan trọng hóa quá trình hay phương pháp thực hiện.
Những trở ngại thường gặp khi giao việc
Giao việc cho nhân viên là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của người quản lý, nhưng cũng là thử thách khó khăn đối với nhiều sếp, đặc biệt khi người giao việc và nhân viên của mình chưa thực sự tin tưởng, hiểu ý nhau. Nếu phân công giao việc kém hiệu quả sẽ dẫn đến lãng phí thời gian và công sức. Dưới đây là một số trở ngại thường gặp khi giao việc:
- Sếp chưa đủ “uy quyền”
- Giao tiếp kém
- Giao việc không đúng năng lực của nhân viên
- Thói quen áp đặt
- Ít tương tác, hỗ trợ cấp dưới
- Khó xác định rõ phạm vi công việc
- Sợ mất kiểm soát công việc
Giao việc hiệu quả là một nghệ thuật đòi hỏi sự phân tích, quản lý mối quan hệ và khả năng tổ chức công việc. Khi làm chủ được kỹ năng này, nhà quản lý sẽ không chỉ tối ưu hóa năng lực của mình mà còn phát triển đội ngũ, đồng thời, giải phóng bản thân để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn. Hãy bắt đầu từ việc hiểu rõ đội ngũ của bạn, giao việc đúng người, đúng thời điểm, và bạn sẽ thấy công việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
