Kỹ năng tổ chức cho phép bạn sử dụng hiệu quả các nguồn lực của mình, giúp bạn dễ dàng tồn tại và thành công ở bất kỳ ngành nghề, công việc nào. Tuy nhiên, các kỹ năng tổ chức mà bạn phải có tại nơi làm việc là những kỹ năng nào? Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cho bạn 5 kỹ năng tổ chức hàng đầu tại nơi làm việc giúp nhân viên đáp ứng yêu cầu trong tương lai.
1. Kỹ năng thiết lập mục tiêu
Thiết lập mục tiêu nghĩa là có một kế hoạch hành động để hướng dẫn và thúc đẩy bạn đạt mục tiêu. Nó bao gồm việc chia nhỏ mục tiêu thành các đơn vị nhỏ hơn và đặt ra thời hạn cho chúng. Mục tiêu đóng vai trò như một kim chỉ nam cho những điều bạn cần và phải đạt được. Ngoài ra, mục tiêu có thể giúp bạn duy trì động lực, khi đạt được điều gì đó, bạn sẽ có cảm giác thỏa mãn. Khi đặt mục tiêu, hãy đảm bảo rằng bạn tuân thủ nguyên tắc SMART: cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn.
2. Kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch bao gồm việc có kế hoạch được cân nhắc kỹ về cách đạt được mục tiêu đề ra. Nếu bạn có kỹ năng lập kế hoạch tốt, bạn sẽ dễ dàng xử lý khối lượng công việc, hoàn thành nhiệm vụ, đáp ứng thời hạn. Ngược lại, nếu không có kỹ năng lập kế hoạch tốt, bạn sẽ luôn phải vội vã vào những phút cuối để hoàn thành mọi việc đúng thời hạn, điều này có thể dẫn đến sai sót và hiệu suất công việc không cao. Lập danh sách những việc phải hoàn thành trong ngày, như vậy sẽ giúp bạn tránh quên nhiệm vụ, đồng thời, giúp nâng cao kỹ năng lập kế hoạch.
Lập kế hoạch và hoạch định chiến lược tốt là chìa khóa cho mọi dự án kinh doanh thành công, vì nó giúp công ty đi đúng hướng và đạt được mục tiêu kịp thời, hiệu quả. Ngoài ra, bạn cũng phải học cách suy nghĩ, dự đoán về tương lai, dù không biết trong tương lai điều gì sẽ xảy ra. Với dữ liệu dự đoán tương lai đó, bạn có thể lập kế hoạch về cách tận dụng các tình huống để làm cho chúng có lợi hơn cho các mục tiêu của tổ chức.
3. Kỹ năng quản lý thời gian
Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch kiểm soát thời gian hoàn thành nhiệm vụ cụ thể. Kỹ năng này bao gồm việc chia nhỏ các nhiệm vụ phải làm thành các khoảng thời gian có thể quản lý được. Cách phân chia thời gian giữa các nhiệm vụ nói lên kỹ năng quản lý thời gian của bạn.
Quản lý thời gian có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, những lúc rảnh rỗi thời gian không bị trôi đi một cách vô nghĩa, thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Công ty không phải lo lắng về việc nhân viên làm việc kém hiệu quả khi bạn làm việc năng suất hoặc tình trạng nhân viên nghỉ việc nếu bạn hài lòng.
4. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Giải quyết vấn đề bao gồm việc suy nghĩ chiến lược về kịch bản và phát triển một số giải pháp. Kịch bản có thể bao gồm rủi ro đe dọa làm chệch hướng một dự án hoặc rào cản kỹ thuật ngăn cản bạn hoàn thành công việc của mình. Cách bạn suy nghĩ về vấn đề và phát triển câu trả lời được gọi là giải quyết vấn đề. Về cơ bản, người giải quyết vấn đề giỏi có thể xem xét tất cả các yếu tố, đưa ra các giải pháp tiềm năng và sau đó xác định phương án tốt nhất để tiến lên phía trước.
5. Kỹ năng ra quyết định
Ra quyết định là một trong những kỹ năng tổ chức quan trọng nhất, cho phép bạn đánh giá và thẩm định hiệu quả các lựa chọn khác nhau, cân nhắc ưu nhược điểm của từng lựa chọn và giải pháp tốt nhất. Bạn không thể đưa ra quyết định tốt nếu không có tổ chức vì không có đủ thông tin cần thiết, do đó bạn cần phải biết càng nhiều thông tin càng tốt để có thể đưa ra quyết định sáng suốt.
Dù là nhà quản lý hay nhân viên đều cần phải đưa ra quyết định, những quyết định này bao gồm cân nhắc rủi ro trước khi khởi động một sáng kiến mới hoặc lấy thông tin chi tiết từ các thành viên khác trong nhóm trước khi thực hiện thay đổi lịch công việc. Xây dựng kỹ năng ra quyết định vững chắc giúp đáp ứng thời hạn, phân công nhiệm vụ và đạt được mục tiêu dễ dàng hơn. Đồng thời, cũng giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả hơn và là người mà các thành viên trong nhóm sẽ tìm đến để xin lời khuyên khi tự đưa ra quyết định. Việc ra quyết định đúng đắn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và đảm bảo họ đạt được mục tiêu nhanh hơn.
Việc thành thạo 5 kỹ năng tổ chức hàng đầu này là điều cần thiết đối với các chuyên gia và tổ chức muốn phát triển trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay. Kỹ năng tổ chức không chỉ liên quan đến hiệu quả mà còn là động lực chính của sự đổi mới, hợp tác và tăng trưởng kinh doanh bền vững. Đầu tư phát triển các kỹ năng này để khai phá hết tiềm năng của bạn và đạt được thành công lâu dài trong sự nghiệp.
Xem thêm tại: Proateco
