Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong mọi khía cạnh của cuộc sống, từ công việc đến các mối quan hệ cá nhân. Để tiến bộ và thành công, bạn cần có khả năng giao tiếp hiệu quả. Tuy nhiên, không chỉ cần biết cách giao tiếp tốt mà còn phải nhận thức rõ những điều cần tránh. Những sai lầm trong giao tiếp có thể dẫn đến hiểu lầm và xung đột không đáng có. PROATECO sẽ chỉ ra một sốsai lầm cần tránh trong giao tiếp và cách để bạn tránh những cạm bẫy này, giúp bạn trở thành một người giao tiếp thông minh và hiệu quả hơn.
1. Không thực sự lắng nghe
Khi giao tiếp với ai đó chúng ta thường không tập trung hoàn toàn. Chúng ta có thể đang nhìn vào điện thoại xem tivi hoặc thậm chí mơ mộng về điều gì đó khác.
Khi chúng ta không chủ động lắng nghe người đối diện đang nói chuyện, sẽ làm cho người đó cảm thấy không được coi trọng và bỏ lỡ những tín hiệu phi ngôn ngữ quan trọng, từ đó, có thể không hiểu hết thông điệp của người đó. Để tránh những sự cố giao tiếp tốt nhất là dành cho người nói 100% sự chú ý của chúng ta. Các kỹ năng lắng nghe hiệu quả bao gồm giao tiếp bằng mắt, đặt câu hỏi làm rõ và duy trì sự tập trung.
2. Giả sử bạn biết thông điệp trước khi người kia nói xong
Chúng ta đang lắng nghe một người bạn nói và cho rằng mình biết điều gì sẽ được nói trước khi họ kết thúc câu nói. Khi cho rằng mình biết người đó sẽ nói gì, chúng ta đã bỏ lỡ điều thực sự được nói. Hãy tôn trọng người nói bằng cách vẫn tò mò một cách cởi mở và lắng nghe chăm chú thông điệp thay vì dự đoán điều gì sẽ được nói.
3. Ngắt lời người nói
Có lẽ tất cả chúng ta đều đã từng ngắt lời người khác giữa chừng một hoặc hai lần. Điều này có thể xảy ra vô tình hoặc chúng ta có thể quá phấn khích về những gì mình muốn nói và sợ rằng mình sẽ quên mất câu trả lời nếu không nói ra. Những người khác có thể ngắt lời trong lúc tranh luận như một động thái thể hiện quyền lực.
Dù mục đích là gì việc ngắt lời có thể khiến người khác cảm thấy không được coi trọng, như thể những gì họ nói là không quan trọng. Hãy cho phép họ hoàn thành toàn bộ tin nhắn trước khi bạn trả lời và tôn trọng người khác khi giao tiếp.
4. Để cảm xúc quyết định phản ứng của bạn
Khi chúng ta phản ứng theo cảm xúc, chúng ta có thể nói những điều mà chúng ta không có ý định nói. Một người giao tiếp tốt sẽ để cảm xúc lắng xuống một lúc rồi chọn cách phản ứng cẩn thận thay vì phản ứng lại.
5. Không tính đến sự khác biệt về văn hóa trong giao tiếp
Giao tiếp xuyên văn hóa có thể khó khăn. Từ ngữ có thể mang nhiều ý nghĩa khác nhau và các chuẩn mực văn hóa xung quanh, giao tiếp phi ngôn ngữ có thể khác nhau. Khi giao tiếp với những người có nền tảng văn hóa khác điều quan trọng là phải tính đến sự khác biệt về văn hóa trong phong cách giao tiếp. Nếu không chúng ta có thể vô tình xúc phạm hoặc giao tiếp sai với ai đó.
6. Hiểu sai thông điệp
Chúng ta có thể hiểu sai người khác nhiều hơn chúng ta nghĩ. Để tránh điều này, tốt nhất là hãy dành toàn bộ sự chú ý cho người đó và diễn giải lại thông điệp cho người nói để đảm bảo chúng ta đã hiểu đúng.
Trong xã hội ngày nay, chúng ta dễ bị hiểu sai hơn vì chúng ta phụ thuộc nhiều vào giao tiếp công nghệ. Nếu không có ngữ điệu giọng nói và tín hiệu phi ngôn ngữ chúng ta có thể dễ dàng hiểu lầm nhau. Khi sử dụng giao tiếp văn bản hoặc email hãy đảm bảo sử dụng dấu câu thích hợp và đặt câu hỏi làm rõ để đảm bảo bạn hiểu người kia.
7. Tấn công vào tính cách thay vì hành vi
Khi chúng ta khó chịu với ai đó chúng ta dễ nói những điều như “Anh là đồ ngốc” hoặc “Anh là đồ ngốc”. Thay vì tấn công tính cách của ai đó một người giao tiếp hiệu quả nên giải quyết vấn đề hành vi thực tế và dừng lại ở đó.
8. Tránh những cuộc trò chuyện khó khăn
Khi đối mặt với khả năng phải nói chuyện khó khăn nhiều người chọn cách tránh hoặc kéo dài cuộc trò chuyện càng lâu càng tốt. Mọi người thường coi cuộc trò chuyện là khó khăn khi họ phải nói với ai đó điều mà người đó không muốn nghe. Có thể là đưa tin xấu hoặc nêu ra xung đột lợi ích.
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. PROATECO cung cấp các khóa học chuyên sâu về kỹ năng giao tiếp, giúp nhân viên xây dựng đội nhóm vững mạnh và phát triển mối quan hệ tích cực. Những khóa học này không chỉ nâng cao sự hài lòng trong công việc mà còn cải thiện năng suất và khả năng xử lý xung đột. Chúng tôi cam kết trang bị cho học viên những công cụ và kiến thức cần thiết để giao tiếp hiệu quả hơn trong môi trường làm việc. Hãy tham gia cùng chúng tôi để tránh những sai lầm trong giao tiếp và nâng cao kỹ năng của bạn, từ đó đóng góp vào sự thành công chung của doanh nghiệp!
