Để có thể phát huy được kỹ năng giao tiếp, bạn phải xem xét hoàn cảnh để có thể lựa chọn được hình thức giao tiếp phù hợp, con người cũng như tính chất cuộc giao tiếp đó. Có thể lựa chọn một trong các hình thức giao tiếp mà chúng tôi gợi ý dưới đây.
1. Giao tiếp bằng lời nói
Là cách giao tiếp trực tiếp và hiệu quả nhất, bao gồm việc truyền đạt thông tin bằng cách sử dụng từ ngữ, âm thanh.
Khi sử dụng giao tiếp bằng lời nói, hãy ghi nhớ những mục tiêu sau:
- Ảnh hưởng và thuyết phục: Giao tiếp bằng lời nói hiệu quả sẽ truyền cảm hứng và thúc đẩy người khác mua sản phẩm và dịch vụ của bạn.
- Rõ ràng và dễ hiểu: Yêu cầu (hoặc nhận) phản hồi và giải thích ngay lập tức để giảm nguy cơ hiểu lầm.
- Xây dựng mối quan hệ: Giao tiếp trực tiếp, qua điện thoại và thông qua các sự kiện trực tiếp giúp xây dựng lòng tin.
Để giao tiếp bằng lời nói hiệu quả, hãy luôn rõ ràng và súc tích, giữ cho thông điệp của bạn đơn giản và đúng trọng tâm. Hãy chú ý đến giọng điệu, tốc độ nói của bạn và khuyến khích đối thoại bằng cách đặt những câu hỏi mở. Và đừng quên tận dụng các công cụ giao tiếp của bạn .
2. Giao tiếp bằng văn bản
Là hành động viết hoặc đánh máy để chia sẻ thông tin, bao gồm các hình thức giao tiếp bằng Email, tin nhắn, ghi chú, báo cáo, tài liệu,…
Các biện pháp tốt nhất để giao tiếp bằng văn bản hiệu quả bao gồm:
- Tiếp cận nhiều đối tượng: Email và phương tiện truyền thông xã hội là hai kênh để chia sẻ thông tin nhanh chóng và hiệu quả với nhiều đối tượng.
- Độ chính xác và tính lâu dài: Viết tài liệu trả lời những câu hỏi thường gặp của khách hàng hoặc hướng dẫn hỗ trợ mà nhân viên và khách hàng có thể tham khảo bất cứ khi nào họ có thắc mắc về doanh nghiệp của bạn.
- Đơn giản: Giữ mọi thứ rõ ràng và súc tích, bỏ qua các chi tiết không cần thiết bất cứ khi nào có thể.
- Chất lượng: xác định được lỗi và cơ hội để cải thiện bài viết của mình thông qua thời gian đọc lại email và bản ghi nhớ trước khi gửi.
3. Giao tiếp phi ngôn ngữ
Là hình thức giao tiếp sử dụng ngôn ngữ cơ thể như cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể, biểu hiện khuôn mặt, thái độ, tư thế và giao tiếp bằng mắt,…Giao tiếp phi ngôn ngữ giúp người nghe và người nói thấy được hiểu, lắng nghe và tôn trọng.
Một số cách bạn có thể cải thiện giao tiếp phi ngôn ngữ là:
- Làm rõ: Các tín hiệu phi ngôn ngữ cung cấp thêm ngữ cảnh cho những gì chúng ta đang nói. Bạn có thể sử dụng chúng để truyền đạt cảm xúc của mình hoặc làm rõ những gì bạn đang nói.
- Xây dựng lòng tin: Nếu bạn có ngôn ngữ cơ thể tích cực, mọi người cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc với bạn. Giao tiếp phi ngôn ngữ thúc đẩy lòng tin và uy tín.
- Kết nối cảm xúc: Biểu cảm khuôn mặt và ngôn ngữ cơ thể truyền tải cảm xúc, giúp bạn xây dựng những kết nối lâu dài.
Có thể cải thiện giao tiếp phi ngôn ngữ bằng cách duy trì giao tiếp bằng mắt khi ai đó nói chuyện với bạn, đồng thời, bạn phải chú ý đến biểu cảm khuôn mặt và tư thế.
4. Giao tiếp bằng trực quan
Bao gồm hình thức giao tiếp thông qua hình ảnh, biểu đồ, ký hiệu,…giao tiếp trực quan đôi khi là cách tốt nhất để người khác ghi nhớ thông tin. Nếu được sử dụng đúng cách, đây là công cụ mạnh mẽ để thu hút sự chú ý và đơn giản hóa thông tin.
Tại nơi làm việc, giao tiếp trực quan được sử dụng cho PowerPoint, đồ họa thông tin và biểu đồ, báo cáo hiệu suất, áp phích,… Những hình ảnh này rất tuyệt vời cho giao tiếp nội bộ giữa các nhân viên. Ngoài ra, cũng được sử dụng cho video quảng cáo, đồ họa và hình ảnh truyền thông xã hội. Quảng cáo trên TV và các video khác về doanh nghiệp của bạn có thể thu hút sự chú ý của khán giả, giữ họ tập trung vào thông điệp của bạn.
Một số điều cần cân nhắc khi sử dụng giao tiếp trực quan:
- Thu hút khán giả: Các yếu tố trực quan thu hút sự chú ý của mọi người và khiến trải nghiệm của họ đáng nhớ hơn. Hãy đảm bảo làm cho chúng thú vị và dễ đọc.
- Củng cố thông điệp của bạn: Hình ảnh cung cấp thêm ngữ cảnh và giúp bạn làm rõ các điểm chính trong thông điệp của mình. Sử dụng các dấu đầu dòng và bản sao ngắn gọn để hỗ trợ đồ họa của bạn.
- Đơn giản hóa: Tránh đưa quá nhiều thông tin vào hình ảnh, vì sẽ trông lộn xộn và thiếu tổ chức.
- Xây dựng thương hiệu nhất quán: Để tạo hình ảnh cho doanh nghiệp của mình, hãy đảm bảo mọi yếu tố đều phù hợp với phong cách, màu sắc và phông chữ của thương hiệu.
Tất cả các hình thức giao tiếp đều đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt ý kiến, thông tin và tạo sự hiểu biết, tương tác trong môi trường làm việc và xã hội.
Xem thêm: https://proateco.com/
