Trong môi trường tập thể, làm việc nhóm là một trong những kỹ năng không thể thiếu mà mỗi cá nhân và tổ chức cần trang bị. Quá trình làm việc nhóm, có nhiều vấn đề phát sinh nếu không biết cách giải quyết sẽ khiến cho cả nhóm bị “chệch đường ray”. Sau đây là 7 sai lầm dễ mắc phải trong quá trình làm việc nhóm.
1. Không có mục tiêu rõ ràng
Nếu không thiết lập mục tiêu rõ ràng hoặc không truyền đạt được mục tiêu, nhóm sẽ không xác định được mục tiêu cần hướng tới, do đó, cần xác định mục tiêu cho nhóm khi bắt đầu một dự án. Giải thích các mục tiêu, làm rõ mọi nhầm lẫn ngay từ đầu và trao đổi mọi thay đổi về mục tiêu với nhóm trong suốt quá trình.
Với tư cách là thành viên trong nhóm, tất cả mọi người phải cùng nhau làm việc để đạt được mục tiêu của công ty trong khi vẫn đạt được mục tiêu của riêng mình. Làm việc nhóm không có chỗ cho tính cá nhân vì hầu hết thời gian bạn và đồng nghiệp đều làm việc hướng tới một mục đích.
2. Thiếu kế hoạch
Khi làm việc theo nhóm, phải có kế hoạch có cấu trúc tốt, nêu đầy đủ chi tiết và thời hạn hoàn thành. Mỗi thành viên trong nhóm đều cần biết vai trò của họ; vì vậy, trước khi tất cả bắt đầu làm việc, bạn cần họp để có cái nhìn khách quan về dự án và phải lập kế hoạch về cách thức làm việc cùng nhau, thành viên nào sẽ xử lý phần nào. Ngoài ra, kế hoạch cũng phải bao gồm quy trình chuẩn mà tất cả mọi người sẽ thực hiện theo.
3. Không lường trước được rủi ro
Rủi ro không lường trước có thể làm chậm đáng kể tiến độ của một dự án vì cần thời gian để hiểu chúng, phân tích chúng và lập kế hoạch quản lý để giám sát, hành động và theo dõi chúng. Sự chậm trễ cũng có thể xảy ra khi các hoạt động quản lý rủi ro mất nhiều thời gian hơn dự kiến và chúng đẩy lùi các hoạt động khác trong lịch trình của dự án.
4. Thiếu giao tiếp
Làm việc nhóm được xây dựng dựa trên giao tiếp; để có thể đạt được kết quả tốt trong mọi dự án điều này cũng sẽ giúp mọi người thống nhất với nhau hơn. Giao tiếp tốt sẽ cho phép các thành viên trong nhóm giúp đỡ lẫn nhau và cũng tạo điều kiện để phản hồi và chia sẻ ý kiến. Nếu có các thành viên trong nhóm không lắng nghe hoặc sợ hãi hoặc không muốn chia sẻ ý tưởng và chuyên môn của mình, nhóm không thể hoạt động thành công.
Trong nhóm, phải có sự giao tiếp chặt chẽ vì thiếu giao tiếp sẽ dẫn đến thất bại. Tất cả các thành viên trong nhóm giống như các mắt xích tạo thành một khối thống nhất. Vì vậy, từng mắt xích không thể rời rạc mà cần có sự liên kết chặt chẽ với nhau.
5. Bỏ qua điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân
Không phải tất cả thành viên trong nhóm đều có hiệu suất ngang nhau. Các thành viên trong nhóm thường xuất sắc ở các lĩnh vực khác nhau. Khi xây dựng một nhóm làm việc, việc nhận ra và tận dụng điểm mạnh của các thành viên trong nhóm có thể giúp cải thiện hiệu suất chung. Các trưởng nhóm cũng cần hiểu rằng mỗi thành viên trong nhóm đều khác nhau, vì vậy cách họ tương tác với các cá nhân có thể cần phải khác nhau.
6. Không lắng nghe các thành viên trong nhóm
Nếu một thành viên trong nhóm chia sẻ một ý tưởng hoặc bày tỏ mối quan tâm mà trưởng nhóm bỏ qua, không giải thích cho họ, về lâu dài họ sẽ không đóng góp ý kiến, ý tưởng nữa, từ đó, có thể bỏ lỡ góc nhìn mới mẻ và các vấn đề gây tổn hại cho nhóm.
Khuyến khích các thành viên trong nhóm nói chuyện và lắng nghe mọi ý tưởng, mối quan tâm của họ. Không thể hành động theo mọi ý tưởng nhưng việc thừa nhận chúng và giải thích lý do tại sao nhóm đi theo hướng khác có thể giúp ích. Đừng bỏ qua những mối quan tâm hoặc vấn đề hợp lệ mà các thành viên trong nhóm có thể có.
7. Ỷ lại vào đồng đội
Mỗi cá nhân trong đội nhóm đều có trách nhiệm, khối lượng công việc tương đương nhau và đều là một mắt xích quan trọng, góp phần đạt được mục tiêu. Tuy nhiên, việc một số người lười biếng và ỷ lại vào người khác sẽ ảnh hưởng lớn đến tập thể và hiệu quả công việc chung. Trong một số trường hợp bất khả kháng, bạn có thể nhờ sự giúp đỡ của các thành viên khác nhưng không nên lạm dụng điều đó.
Trong tập thể, một cá nhân ý thức kém sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động của tất cả. Làm việc nhóm đòi hỏi tất cả các thành viên phải có ý thức vì hành động của người này sẽ có ảnh hưởng đến người khác. Ý thức và trách nhiệm là điều quan trọng quyết định thành công trong làm việc nhóm, đồng thời, đây cũng là thói quen tốt giúp bạn dễ dàng thành công hơn trong công việc và cuộc sống.
Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng không thể thiếu của mỗi cá nhân, tổ chức nên ngoài tiếp thu những bí quyết, phương pháp nâng cao khả năng làm việc nhóm, bạn cần tránh những sai lầm nêu trên để làm việc trong nhóm đạt hiệu quả tối đa.
