Đàm phán là một nghệ thuật mà không chỉ yêu cầu sự nhạy bén, mà còn đòi hỏi những kỹ năng nhất định để đạt được sự thỏa thuận có lợi cho cả hai bên. Việc trang bị các kỹ năng cần thiết sẽ giúp bạn làm chủ được tiến trình đàm phán, gia tăng cơ hội thành công và đồng thời xây dựng mối quan hệ lâu dài với đối tác. Dưới đây, Proateco sẽ chia sẻ một số kỹ năng cần thiết trong đàm phán mà bạn cần có.
Tại sao nói đàm phán là một nghệ thuật?
Nghệ thuật đàm phán có thể được nói là kỹ năng thuyết phục đòi hỏi sự khéo léo trong giao tiếp và trao đổi mà đôi bên cùng có lợi. Đây cũng được coi là một phương tiện giúp nhà lãnh đạo thuyết phục để có được sự đồng thuận và hợp tác của đối phương.
Đàm phán là một trong những kỹ năng quản trị cần thiết, nghệ thuật đàm phán giúp chúng ta nhìn nhận đàm phán không chỉ dưới góc độ học hỏi mà còn có thể mài dũa kinh nghiệm theo thời gian.
Một bí quyết để có thể đàm phán tốt với các đối tác đó chính là tạo ra sự tin tưởng, sự chân thành, thân thiện với các đối tác. Có được niềm tin và sự thoải mái của họ, phần trăm đàm phán thành công chắc chắn sẽ cao hơn.
7 kỹ năng cần phải có trong một cuộc đàm phán
Thu thập và xử lí thông tin
Bạn phải biết rằng thông tin có tầm quan trọng và đặc biệt vì nó là yếu tố vô cùng quan trọng trong đàm phán. Muốn ra được quyết định đúng thì cần phải có thông tin cần thiết, chính xác. Cuộc đàm phán được diễn ra hợp lí và đạt được hiệu quả mong muốn chỉ khi có đầy đủ mọi thông tin chính xác, khách quan từ đối tác.
Việc thu thập và xử lý thông tin đóng một vai trò quan trọng trong cuộc đàm phán. Sở hữu kỹ năng này giúp đem lại nhiều lợi ích trong công việc và đàm phán như:
- Đưa ra quyết định một cách chính xác
- Kết nạp kiến thức hiệu quả
- Tăng cường năng suất
- Phát triển sản phẩm/dịch vụ
- Phát hiện và hạn chế rủi ro
Chủ động lắng nghe
Mặc dù nghe là một phản xạ của con người, nhưng lắng nghe là một kỹ năng cần phải rèn luyện trong thời gian dài mới có thể thành thạo. Kỹ năng lắng nghe không chỉ áp dụng vào đời sống gia đình, bạn bè, đồng nghiệp mà còn có mối quan hệ mật thiết trong một cuộc đàm phán
Để có thể hiểu đầy đủ những gì đối tác muốn truyền đạt, thậm chí là khi câu nói thiếu rõ ràng thì bạn phải là người lắng nghe tốt. Lắng nghe đòi hỏi khả năng diễn giải các thông điệp từ lời nói hay các tín hiệu phi ngôn ngữ, chẳng hạn như giọng nói, nét mặt và cử chỉ hình thể. Hãy luyện tập khả năng lắng nghe tích cực và thể hiện bằng cách đặt câu hỏi. Làm được điều này, bạn sẽ tạo được ấn tượng tuyệt vời với đối tác cua bạn.
Đặt câu hỏi và trả lời cho đối tác
Đặt câu hỏi là cách để bạn khai thác thông tin từ đối phương. Đừng chỉ dừng lại ở những câu hỏi đơn giản có/không, mà hãy tập trung vào các câu hỏi mở, mang tính khơi gợi, giúp đối phương chia sẻ thêm những điều sâu sắc hơn. Việc phản hồi cũng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự trao đổi hiệu quả giữa hai bên.
Đặt câu hỏi giúp ta có được cái nhìn toàn diện hơn và hiểu rõ nguyên nhân gây ra vấn đề nhờ những thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, đặc biệt là để tránh những sai lầm không đáng có trong cuộc đàm phán. Điều này là cần thiết để có cái nhìn đa chiều và đưa ra quyết định sáng suốt hơn trong cuộc đàm phán. Khi vấn đề đã được hiểu rõ và có những thông tin cần thiết, chúng ta cần bắt đầu suy nghĩ về cách đưa ra giải pháp một cách khéo léo và hiệu quả. Việc đặt câu hỏi hiệu quả sẽ giúp đưa ra những câu hỏi đơn giản và phù hợp từ đó phát triển giải pháp một cách tối ưu nhất.
Thuyết phục một cách khéo léo
Kỹ năng thuyết phục đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong cuộc đàm phán. Nó giúp cho chúng ta có thể giao tiếp và thương lượng với đối tác một cách khéo léo mà đảm bảo lợi ích chung của đôi bên.
Cảm xúc của con người khá là phức tạp. Gần như mọi thứ mà con người tiếp nhận được thường gắn liền với một phản ứng cảm xúc. Chính vì vậy, đây là yếu tố được khai thác nhiều nhất trong kỹ năng thuyết phục. Điều quan trọng ở đây là mọi câu từ, hành động và ngôn ngữ của bạn cần phải đánh vào điểm yếu và sở thích của đối tác.
Trình bày đơn giản
Để chinh phục được niềm tin của đối tác bạn cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt cũng như kỹ năng đàm phán vững là kỹ năng quan trọng giúp bạn dẫn đến thành công.
Khả năng trình bày rõ ràng và mạch lạc giúp bạn truyền đạt thông tin một cách chính xác và hiệu quả. Trong quá trình đàm phán, việc trình bày ngắn gọn, xúc tích và đi thẳng vào vấn đề sẽ giúp cả hai bên hiểu nhau tốt hơn, tránh hiểu lầm và kéo dài thời gian thương lượng không cần thiết.
>>> Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp hiện đại
Bình tĩnh giải quyết xung đột
Trong bất cứ cuộc đàm phán nào cũng tồn tại xung đột và mâu thuẫn. Nó là tiền đề cho sự thấu hiểu giữa các đối tác với nhau. Bạn cần bình tĩnh, kiên nhẫn và khéo léo để có thể đưa ra những giải pháp mang tính xây dựng và có lợi. Xử lý xung đột một cách hiệu quả không chỉ giúp bạn bảo vệ được mối quan hệ mà còn tạo ra sự tôn trọng từ đối tác.
Để giải quyết xung đột, trước tiên bạn phải tìm ra nguyên nhân chính tạo lên nó. Việc này cực kỳ quan trọng. Nếu không xác định được nguyên nhân thì sẽ không biết giải quyết từ đâu, giải quyết những gì và giải quyết như thế nào. Xác định được nguyên nhân xung đột giúp tìm ra được nút thắt còn vướng mắc để từ đó tìm cách tháo gỡ.
Quản lý thời gian hiệu quả
Vì quỹ thời gian trong một cuộc đàm phán là có hạn nên quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng. Biết cách phân bổ thời gian hợp lý sẽ giúp bạn giữ nhịp độ cuộc đàm phán, tránh tình trạng bị sa đà vào những chi tiết không quan trọng và mất tập trung vào mục tiêu chính.
Luôn luôn nhớ rằng, thông thường thì bạn khó có được kết quả nhanh chóng trong đàm phán – thương lượng. Nếu bạn dự định cố gắng đạt được kết quả trong một thời hạn nào đó mà không đạt được, thì nên bền chí và kiên nhẫn kéo dài thời gian.
