Đàm phán là hoạt động thường xuyên xảy ra tại nơi làm việc. Kỹ năng đàm phán không phải bẩm sinh và cũng ít người sinh ra đã có tài ăn nói, kỹ năng này cần được học hỏi, rèn luyện và thực hành liên tục mới có thể trở nên xuất sắc.
Khái niệm đàm phán
Đàm phán là quá trình mà hai hoặc nhiều bên thảo luận để đi đến một kết quả có thể chấp nhận được và có lợi cho cả hai bên. Đàm phán được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, từ kinh doanh, chính trị đến cuộc sống hàng ngày.
Mặc dù đàm phán có thể là một công cụ để giải quyết xung đột giữa các bên, nhưng đó cũng là một bước thiết yếu để đạt được các điều khoản của nhiều thỏa thuận kinh doanh. Đàm phán trong kinh doanh là một trong những yếu tố quan trọng để mang lại thành công cho doanh nghiệp. Đàm phán sẽ diễn ra giữa hai bên để đạt được thỏa thuận, đồng thời, vừa là cạnh tranh vừa là hợp tác, tức là một người có kỹ năng đàm phán sẽ là người trao ra giá trị cho người khác mà vẫn đòi hỏi những lợi ích cho doanh nghiệp của mình.
Quy trình đàm phán trong kinh doanh
Quá trình đàm phán là một thủ tục được lên kế hoạch cẩn thận với nhiều bước thiết yếu cho một hợp đồng thành công. Để hiểu toàn diện về quá trình này, chúng ta cùng phân tích và chia nhỏ các giai đoạn này.
1. Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đàm phán
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng là điều cần thiết trước khi bước vào quá trình đàm phán. Chuẩn bị, thu thập thông tin cần thiết trước khi đàm phán có thể cải thiện chất lượng đàm phán, tránh những căng thẳng và lãng phí thời gian không cần thiết trong cuộc họp.
Bên cạnh việc thảo luận về kế hoạch đàm phán thực tế với các bên khác trong giai đoạn này, việc tiến hành chuẩn bị nội bộ trước khi đàm phán cũng rất có lợi. Thực hiện nghiên cứu, gặp gỡ các bên liên quan hoặc người ra quyết định trong một tổ chức và xây dựng các kế hoạch dự phòng có thể cung cấp cho bạn nhiều lựa chọn hơn khi bạn gặp các bên khác để tiến hành đàm phán.
2. Thiết lập mối quan hệ
Khi bắt đầu tham gia vào một cuộc đàm phán, cần thời gian và nỗ lực cho việc xây dựng mối quan hệ với đối tác giúp lấy được sự tin tưởng, tôn trọng của họ, từ đó được chia sẻ các thông tin chính xác về lợi ích và ưu tiên của khách hàng. Nhà đàm phán giỏi là người cân bằng được lợi ích của doanh nghiệp mình khi vẫn quan tâm đến mối quan hệ hợp tác và chú ý đến lợi ích của đối tác, khách hàng.
3. Trao đổi thông tin
Qua việc trao đổi thông tin, hai bên sẽ cảm thấy thoải mái chia sẻ thông tin với nhau về lợi ích chung, đều biết được vấn đề nào đang cần được đặt lên trên trong thứ tự ưu tiên và từ đó, nhận biết điểm tương đồng và khác biệt giữa hai bên.
Để khả năng đạt thỏa thuận cao nhất, các nhà đàm phán cần đặt ra những quy tắc cơ bản và khi đàm phán, cả hai bên cần bày tỏ mối quan tâm cũng như những ưu tiên đặc biệt của mình. Mục đích cuối cùng của đàm phán không chỉ nhằm đạt được một số điều khoản kinh tế nhất định mà còn để đáp ứng lợi ích chung. Nếu các bên không nêu rõ những kỳ vọng của doanh nghiệp mình là gì, thoả thuận cuối cùng sẽ không thể đi đến được những kỳ vọng như doanh nghiệp mong đợi.
4. Đàm phán
Quá trình đàm phán thường bao gồm nhiều vòng thảo luận. Trong giai đoạn này, cả 2 bên đều trình bày đề xuất và phản đề xuất của mình về dự án, từ đó, đưa ra đề nghị phù hợp với kết quả lý tưởng hoặc mang lại nhiều lợi ích hơn cho công ty. Điều này cho phép bạn nhượng bộ các bên khác trong khi gần với kết quả lý tưởng của mình.
Một nhà đàm phán lành nghề có thể sử dụng các kỹ thuật như khám phá lợi ích, thỏa hiệp và tạo ra giá trị để đạt được các giải pháp có lợi cho các bên liên quan.
5. Thỏa thuận và ký kết
Khi bạn tiếp tục đàm phán với các bên khác, nếu đàm phán thành công, bạn thường sẽ đi đến một thỏa thuận. Thông thường, các thỏa thuận sau đàm phán đại diện cho sự thỏa hiệp với một hoặc nhiều bên đưa ra các nhượng bộ để đạt được một thỏa thuận công bằng cho tất cả những bên liên quan. Trong hầu hết các cuộc đàm phán kinh doanh, điều này lên đến đỉnh điểm với việc ký kết một hợp đồng chính thức hóa bất kỳ điều khoản nào của thỏa thuận để đảm bảo tất cả các bên hiểu được kỳ vọng của họ từ thỏa thuận.
6. Thực hiện và theo dõi: Đảm bảo cam kết
Sau khi đạt được thỏa thuận, mỗi bên tham gia đàm phán sẽ chịu trách nhiệm thực hiện phần của mình trong thỏa thuận. Khi đồng ý đàm phán hợp đồng, cả hai bên đều có nghĩa vụ và trách nhiệm thực hiện các điều khoản đã thoả thuận. Trong giai đoạn này lưu ý là cả hai bên đều phải tuân thủ các điều khoản đã thảo luận trước đó, không được tự ý điều chỉnh hay thay đổi nội dung nếu không được thông qua.
Đôi khi chúng ta cần những bất đồng để đẩy lùi những thứ không hiệu quả và đưa ra giải pháp mới cho những vấn đề cũ. Điều đó có nghĩa là khi có kỹ năng đàm phán xuất sắc, chúng ta có thể mang lại những hiệu quả kinh doanh tuyệt vời cho doanh nghiệp. Đàm phán là một phần quan trọng của sự hợp tác.
