Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong xã hội được xem là cách để mỗi cá nhân diễn đạt suy nghĩ, tình cảm, quan điểm cá nhân. Dù bạn là ai, hoạt động trong lĩnh vực gì, nắm giữ vai trò nào thì giao tiếp vẫn góp phần không nhỏ vào công việc và cuộc sống của bạn. Hãy cùng Proateco tìm hiểu kỹ năng giao tiếp ngay trong bài viết này nhé!
Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng sống quan trọng, giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, dễ hiểu cho đối tượng giao tiếp. Bằng cách sử dụng các phương tiện giao tiếp như ngôn ngữ, cử chỉ, giọng điệu và biểu cảm khuôn mặt để tạo ra sự hiểu biết, tương tác và truyền đạt thông điệp, bên cạnh đó, quan sát, lắng nghe và phản hồi để đạt mục tiêu trong giao tiếp. Điều này giúp xây dựng tốt các mối quan hệ xã hội, làm việc nhóm và thể hiện sự chuyên nghiệp trong môi trường công việc.
Vai trò của kỹ năng giao tiếp
Tạo ra sự hiểu biết và rõ ràng
Bằng cách giao tiếp rõ ràng, bạn có thể đảm bảo thông điệp của mình được tiếp nhận như mong muốn, giảm thiểu sự hiểu lầm và nhầm lẫn. Ngoài ra tầm quan trọng của giao tiếp là làm rõ kỳ vọng. Trong cuộc sống, giao tiếp rõ ràng phác thảo các vai trò trách nhiệm và kỳ vọng và dẫn đến hiệu suất và trách nhiệm giải trình tốt hơn.
Xây dựng mối quan hệ
Giao tiếp cởi mở và trung thực xây dựng lòng tin giữa các cá nhân cho dù trong các mối quan hệ cá nhân hay trong nhóm. Lòng tin là nền tảng của sự hợp tác và làm việc nhóm nên tầm quan trọng của giao tiếp là điều hiển nhiên. Giao tiếp thường xuyên cũng củng cố các mối quan hệ bằng cách cho phép các cá nhân chia sẻ suy nghĩ cảm xúc và kinh nghiệm của họ và làm sâu sắc thêm các kết nối cảm xúc.
Thúc đẩy sự tham gia và động lực
Tại nơi làm việc, giao tiếp là chìa khóa thúc đẩy sự gắn kết và động lực của nhân viên. Khi nhân viên cảm thấy được lắng nghe và coi trọng sự gắn kết của họ sẽ tăng lên. Đồng thời, giao tiếp cũng cung cấp một vòng phản hồi nơi các tổ chức có thể đo lường mức độ hài lòng của nhân viên và thực hiện các thay đổi để cải thiện tinh thần và do đó nâng cao tầm quan trọng của giao tiếp.
Hỗ trợ ra quyết định
Chia sẻ thông tin đúng để có thể đưa ra quyết định tốt hơn ở mọi cấp độ của công ty. Thảo luận cởi mở có thể dẫn đến giải quyết vấn đề và đổi mới hợp tác khi xem xét các quan điểm khác nhau. Vì vậy, hiểu được vai trò của giao tiếp trong việc ra quyết định là rất quan trọng để thành công.
Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và hợp tác
Giao tiếp rõ ràng giúp các thành viên trong nhóm hướng tới mục tiêu chung để mọi người cùng chung quan điểm và làm việc hiệu quả. Kỹ năng giao tiếp tốt là chìa khóa để giải quyết xung đột và hiểu lầm để các nhóm có thể tiến triển tích cực.
Hỗ trợ quản lý thay đổi
Giao tiếp là chìa khóa để điều hướng thay đổi do đó tầm quan trọng của giao tiếp trong quá trình thay đổi như sáp nhập hoặc tái cấu trúc là điều hiển nhiên. Giao tiếp rõ ràng giải quyết mối quan tâm của nhân viên và làm cho quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ. Ngoài ra, hiểu được vai trò của giao tiếp có thể chuẩn bị cho nhân viên để thay đổi và giúp họ thích nghi hơn với các thách thức.
Văn hóa doanh nghiệp
Một doanh nghiệp mà nhân viên muốn giao tiếp tốt thường có xu hướng có môi trường làm việc tích cực, cởi mở, tôn trọng và hợp tác. Ở những nơi làm việc đa dạng, giao tiếp rõ ràng có thể thu hẹp khoảng cách văn hóa và thúc đẩy tính bao trùm và do đó có tầm quan trọng.
Quan hệ khách hàng
Giao tiếp rõ ràng cải thiện trải nghiệm của khách hàng và dẫn đến sự hài lòng, lòng trung thành cao hơn. Ngoài ra, các công ty giao tiếp tốt được đánh giá tích cực hơn và do đó danh tiếng thương hiệu mạnh hơn.
Lợi ích của kỹ năng giao tiếp
Lợi ích của việc có kỹ năng giao tiếp tốt là rất lớn và có ảnh hưởng tích cực đến cả cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của bạn. Một doanh nghiệp thúc đẩy lợi ích của giao tiếp tốt sẽ giúp nhân viên hiểu được vai trò và trách nhiệm của mình đồng thời giúp xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp và khách hàng đáng tin cậy và tích cực.
Xây dựng đội nhóm
Cho dù đó là phân chia trách nhiệm công việc cho nhiều người hay đảm bảo một người biết rằng đó là trách nhiệm của họ, thì sự tin tưởng và giao tiếp tại nơi làm việc là chìa khóa để tất cả các thành viên trong nhóm có cùng sự hiểu biết về kỳ vọng và nhiệm vụ của nhóm.
Giao tiếp tại nơi làm việc trong một nhóm tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn cho nhân viên của bạn và hơn thế nữa, nếu nhóm của bạn cảm thấy họ có thể nói chuyện với các nhân viên cấp cao hơn về bất kỳ mối quan tâm/thắc mắc nào, điều này sẽ tạo ra sự tin tưởng và lòng trung thành.
Mối quan hệ trở nên tốt hơn
Điều này đúng trong cả cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của bạn! Nhưng tại nơi làm việc, lắng nghe những gì ai đó nói, đưa ra phản hồi, đưa ra gợi ý hoặc chỉ đơn giản là trả lời email thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau và giúp mọi người cảm thấy được lắng nghe.
Ngoài những điều trên một trong những phần quan trọng nhất của kinh doanh là giữ chân khách hàng và giới thiệu họ và nếu bạn tạo được ấn tượng tích cực với khách hàng thông qua giao tiếp của họ với bạn – thì khả năng giới thiệu của họ sẽ càng tốt và họ sẽ càng có khả năng gắn bó với bạn
Tăng sự hài lòng trong công việc
Một nhân viên cảm thấy được tin tưởng và làm việc với những người khác cũng thực hành giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc có nhiều khả năng trải nghiệm sự hài lòng trong công việc cao hơn. Môi trường bạn tạo ra cho các thành viên trong nhóm của mình sẽ có tác động đến mức độ gắn kết của nhân viên trong vai trò của họ
Tăng năng suất và sự gắn kết của nhân viên
Bằng cách cung cấp cho nhân viên các công cụ để làm việc tự tin để họ biết những gì được mong đợi ở họ họ sẽ có nhiều khả năng tham gia vào công việc và nơi làm việc của họ nói chung. Hơn nữa những nhân viên tham gia vào vai trò của mình và hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình sẽ ít quan tâm đến các vấn đề và sự xao nhãng khác tại nơi làm việc và có thể tập trung vào nhiệm vụ trong tầm tay do đó tăng năng suất.
Xử lý xung đột
Thông thường xung đột sẽ xảy ra do giao tiếp kém. Giao tiếp cởi mở giữa tất cả nhân viên là điều cần thiết để ngăn ngừa hiểu lầm và xung đột. Vì vậy, bạn có thể thấy rằng mình phải điều chỉnh phong cách giao tiếp của mình với từng cá nhân để có mối quan hệ tích cực hơn điều này có thể đạt được thông qua đào tạo giải quyết xung đột.
Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp
1. Yếu tố cá nhân
Tính cách
Người hướng ngoại có tính cách muốn kết nối, mở rộng các mối quan hệ ở mọi nơi, nên họ dễ dàng giao tiếp với người lạ. Do đó, người hướng ngoại chiếm được rất nhiều ưu thế ở các mặt khác nhau.
Người hướng nội không thường biểu đạt cảm xúc ra bên ngoài nên khả năng giao tiếp và truyền đạt của họ có thể không tốt như người hướng ngoại. Tuy nhiên, trên thực tế, họ có thể tự tin trong giao tiếp và tham gia vào các cuộc thảo luận khi cần thiết.
Trình độ văn hóa và học vấn
Những người có trình độ học vấn cao thường có vốn từ vựng rộng, giỏi diễn đạt các ý tưởng và khái niệm, giúp gia tăng sự rõ ràng và chính xác trong giao tiếp. Sự uyên bác giúp họ trở thành người thú vị trong các cuộc nói chuyện và kết nối được với những người có xuất thân khác nhau.
2. Yếu tố tâm lý
Sự tự tin
Tự tin là yếu tố then chốt cho việc thể hiện một ý tưởng như phát biểu, đóng góp ý kiến tại cuộc nói chuyện, được thể hiện qua ánh mắt và tư thế ngồi. Người tự tin dễ dàng giao tiếp, biểu đạt ý tưởng một cách rõ ràng. Ngoài ra, sự tự tin sẽ giúp bạn thành công trong việc thuyết phục các nhà tuyển dụng trong cuộc phỏng vấn vào vị trí mà bạn mong ước.
Tâm trạng
Với những cảm xúc tích cực, sự hào hứng có thể thúc đẩy kỹ năng giao tiếp hiệu quả, ngược lại, với những cảm xúc tiêu cực như giận giữ, lo lắng có thể gây ra cản trở giao tiếp và từ đó dẫn đến xung đột, phá huỷ một mối quan hệ.
Tâm trạng tích cực hay tiêu cực đều ảnh hưởng trực tiếp đến cách chúng ta giao tiếp với người khác.
Thái độ
Thái độ của người nói chuyện có tác động lớn đối với tinh thần, niềm tin và mức độ tin cậy trong giao tiếp. Đôi khi, chỉ cần một lời hướng dẫn ân cần, khích lệ hay ánh mắt đầy thông cảm của người đối diện, giúp bạn có chỗ dựa vững chắc hơn, đồng thời, có được thông tin giá trị giúp ích cho bạn.
- Nhã nhặn, nhẹ nhàng trong lời nói và cử chỉ
- Truyền đạt rõ ràng, cụ thể khi chỉ dẫn và trao đổi
- Cảm thông khi trả lời câu hỏi
- Nhiệt tình
- Lịch sự
- Không phân biệt đối xử, tôn trọng mọi người
3. Yếu tố xã hội
Văn hóa
Các nền văn hóa khác nhau có cách giao tiếp khác nhau, từ cách sử dụng ngôn ngữ đến các cử chỉ phi ngôn ngữ. Những gì có thể được coi là quyết đoán trong một nền văn hóa này có thể được coi là thô lỗ ở một nền văn hóa khác. Sự nhạy cảm với những sắc thái này là điều cần thiết để tránh hiểu lầm và xây dựng mối liên hệ giữa các ranh giới văn hóa.
Mối quan hệ xã hội
Mối quan hệ giữa người giao tiếp và đối tượng giao tiếp ảnh hưởng đến cách diễn đạt, ví dụ, giao tiếp với cấp trên, bạn bè hay người lạ đều khác nhau.
Quy chuẩn xã hội
Những quy chuẩn trong xã hội cũng đặt ra những giới hạn hoặc khuôn khổ trong giao tiếp. Ứng xử không chỉ là cách đối đáp với người lớn tuổi hơn mình mà còn là cách đối đáp với người cùng tuổi hay ngay cả đối với trẻ em.
4. Yếu tố ngữ cảnh
Môi trường giao tiếp
Giao tiếp trong các môi trường như công sở, gia đình, hay ngoài xã hội đều có những yêu cầu và kỳ vọng khác nhau.
Tình huống giao tiếp
Các tình huống như giao tiếp trong cuộc họp, thương thảo hợp đồng hay trò chuyện thân mật đều có cách thức giao tiếp riêng.
Sự rõ ràng của thông tin
Nếu thông tin không rõ ràng hoặc có sự khác biệt về ngôn ngữ, hiểu lầm dễ xảy ra trong quá trình giao tiếp.
5. Yếu tố Công nghệ
Trong thời đại kỹ thuật số, công nghệ cũng là một trong những yếu tố chính ảnh hưởng đến giao tiếp. Không chỉ dừng lại ở nói chuyện trực tiếp, công nghệ đã cho phép chúng ta giao tiếp trên nhiều nền tảng khác nhau, từ tin nhắn tức thời đến cuộc gọi video, giúp kéo gần khoảng cách. Tuy nhiên, đôi khi những tương tác này có thể dẫn đến hiểu lầm do thiếu tín hiệu phi ngôn ngữ.
Những yếu tố này kết hợp tạo nên sự phức tạp và đa dạng trong giao tiếp, yêu cầu mỗi người phải linh hoạt, thích ứng để giao tiếp hiệu quả.
Xem thêm: Proateco
