Tình trạng quá tải công việc là một vấn đề phổ biến tại nhiều doanh nghiệp, dẫn đến năng suất giảm và tinh thần làm việc suy yếu. Nhân viên quá tải dễ gặp căng thẳng, mất động lực, thậm chí ảnh hưởng đến sức khỏe thể chất và tinh thần. Vậy làm thế nào để tránh tình trạng quá tải này và giúp nhân viên duy trì hiệu quả công việc? Hãy cùng Proateco tham khảo xem có những cách nào để giảm tình trạng quá tải ở công việc nhé!
1. Đặt mục tiêu rõ và công việc ưu tiên
Làm việc trong môi trường không có mục tiêu và kế hoạch rõ ràng sẽ có xu hướng làm tăng khối lượng công việc. Việc xác định rõ ràng những mục tiêu cụ thể sẽ giúp nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và không để những nhiệm vụ không quan trọng chiếm quá nhiều thời gian là cách hiệu quả để tránh tình trạng quá tải.
Việc lập kế hoạch cũng là thời điểm tuyệt vời để ưu tiên và giảm thiểu các nhiệm vụ của bạn. Các nhiệm vụ và dự án của bạn được sắp xếp theo mức độ quan trọng, giúp loại bỏ các nhiệm vụ hoàn toàn không quan trọng. Thực hiện được điều này, giúp ngăn chặn tình trạng quá tải và trở thành chuẩn mực bằng cách thiết lập các mục tiêu quan trọng rõ ràng và lập kế hoạch cho các giai đoạn cường độ thấp hơn khi đã đạt được chúng.
2. Phân bổ công việc hợp lý
Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến quá tải là việc phân công công việc không hợp lý. Nhà quản lý cần có sự đánh giá khách quan về khả năng và khối lượng công việc của mỗi nhân viên, tránh giao việc quá sức cho một cá nhân hoặc bộ phận. Phân công lại công việc và khuyến khích sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm là phương pháp hiệu quả. Đồng thời, việc xem xét lại nhiệm vụ công việc cũng giúp nhà quản lý thấy nhân viên trong tình trạng quá tải, người không giỏi với nhiệm vụ chính được giao, nhưng sẽ thành công hoặc thậm chí phát triển với công việc có bản chất khác.
3. Khuyến khích nghỉ ngơi và quản lý thời gian
Công việc liên tục không nghỉ ngơi sẽ làm cạn kiệt năng lượng và sức sáng tạo của nhân viên. Do đó, cần cho nhân viên thấy tầm quan trọng của nghỉ giải lao ngắn thường xuyên trong ngày và lên lịch thời gian để suy nghĩ và thực hiện các nhiệm vụ sáng tạo. Khuyến khích nhân viên nghỉ ngơi đúng lúc và thực hiện các kỹ thuật quản lý thời gian như phương pháp Pomodoro (làm việc trong 25 phút và nghỉ 5 phút) giúp nâng cao hiệu quả làm việc mà không gây quá tải.
4. Xây dựng môi trường làm việc hỗ trợ
Môi trường làm việc hỗ trợ, thân thiện và cởi mở giúp nhân viên dễ dàng chia sẻ khó khăn và nhận sự giúp đỡ từ đồng nghiệp. Đồng thời, việc thúc đẩy giao tiếp hiệu quả giữa các phòng ban sẽ giảm thiểu tình trạng giao việc không hợp lý và giúp công việc trôi chảy hơn.
5. Sử dụng công nghệ quản lý công việc
Hiện nay, các công cụ năng suất và phần mềm quản lý dự án đã phát triển đến mức đáng kinh ngạc. Các công ty sử dụng các công cụ quản lý công việc như Trello, Asana hoặc Slack để theo dõi tiến độ, phân chia công việc và giao tiếp trong đội ngũ. Những công cụ này giúp nhân viên nắm bắt được những việc cần làm, điều chỉnh công việc hợp lý và giảm tình trạng quên việc hoặc làm việc quá tải. Bên cạnh đó, sử dụng công nghệ, phần mềm và nền tảng mới nhất có thể giúp các doanh nghiệp cộng tác tốt hơn, sản xuất nhiều hơn và duy trì tổ chức tốt hơn.
6. Khuyến khích nhân viên học cách nói “Không”
Khi làm việc quá sức, đôi khi giải pháp tốt nhất là từ chối các nhiệm vụ và dự án mới. Tuy nhiên, nhiều nhân viên rơi vào tình trạng quá tải do không dám từ chối thêm công việc, vì lo lắng về việc phá hỏng các mối quan hệ ở nơi làm việc.
Là một nhà quản lý đừng cảm thấy không bằng lòng, bức xúc khi nhân viên mình nói “không”. Mà hãy cảm ơn họ vì họ đã trung thực từ chối ngay từ đầu, thay vì nhận nhiệm vụ nhưng không đáp ứng được thời hạn hoặc hiệu quả làm việc kém chất lượng. Nếu không, bạn sẽ khiến họ kiệt sức và mất họ khỏi nhóm của mình. Việc huấn luyện nhân viên cách nói “không” với những nhiệm vụ không quan trọng hoặc vượt quá khả năng sẽ giúp họ tập trung vào công việc chính và tránh bị áp lực quá mức.
7. Đào tạo về kỹ năng quản lý công việc
Doanh nghiệp cần cung cấp các khóa đào tạo về kỹ năng quản lý công việc, bao gồm cách lập kế hoạch, sắp xếp ưu tiên và quản lý thời gian. Những khóa học này giúp nhân viên làm việc khoa học hơn, tăng khả năng hoàn thành công việc đúng hạn mà không cảm thấy quá tải.
Tránh tình trạng quá tải công việc không chỉ giúp tăng năng suất mà còn cải thiện sức khỏe tinh thần và sự hài lòng của nhân viên. Một doanh nghiệp biết cách phân bổ công việc hợp lý cho nhân viên cũng như khuyến khích giao tiếp và sử dụng công nghệ hiệu quả sẽ tạo ra môi trường làm việc tích cực và bền vững, giúp nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình mà không gặp phải áp lực không cần thiết.
Xem thêm tại: https://proateco.com/
